Rekisterin nimi
TerapiaMessi Oy:n terapia-asiakkaiden asiakasrekisteri
Rekisterin ylläpitäjä
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Maiju Korkea-aho
Rekisterin käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterin tarkoituksena on säilyttää TerapiaMessi Oy:n asiakkaiden terapiaan liittyviä tarpeellisia tietoja ja asiakirjoja.
Asiakasrekisteriin talletetut tiedot
- asiakkaan henkilötiedot:
- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot: osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- huoltajan/yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero
- toimintaterapialähetteet/maksusitoumukset
- asiakasta hoitava taho ja sen laatima kuntoutussuunnitelma
- asiakkaan toimittamat palautteet aiemmasta hoidosta ja tutkimuksista
- toimintaterapiasitoumus, jossa on määritelty ne tahot, joille asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa
- ajanvaraus- ja laskutustiedot
Rekisterin tietolähteet
- asiakas
- asiakasta hoitava taho
- maksusitoumuksen myöntänyt taho
- toimintaterapeutin kirjaamat tiedot
- toimintaterapiasitoumuksessa sovitut yhteistyötahot
Asiakasrekisteriin kirjattujen tietojen luovuttaminen
Tietoja luovutetaan TerapiaMessi Oy:n ulkopuolelle ainoastaan asiakkaan luvalla. Tahot, joille tietoja voidaan luovuttaa määritellään toimintaterapiajakson alkaessa toimintaterapiasitoumuksessa, jonka asiakas allekirjoituksellaan vahvistaa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tarvittaessa asiakas huolehtii itse niiden siirtämisestä.
Asiakasrekisterin tietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet
Rekisteriin talletetut asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakasrekisterin tietoja käyttävät vain TerapiaMessi Oy:n terapeutit. Terapeutti käyttää ainoastaan työn toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Asiakasrekisteri on sähköisessä muodossa Finnish Net Solutions Oy:n toimittamassa Diarium potilaskortisto- ja laskutusohjelmassa, ja se on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Lisäksi käytettävissä tietokoneissa ja mobiililaitteissa on salasanat. Tulostetut asiakaspaperit säilytetään lukitussa arkistokaapissa.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Rekisteröidyn tarkistusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot. Tällöin hänen on esitettävä pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän on 3kk kuluessa varattava rekisteröidylle tilaisuus tutustua itseään koskeviin tietoihin tai annettava tiedot pyydettäessä kirjallisesti. Tiedot on annettava ymmärrettävässä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Rekisterin pitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää asiakasrekisterin käyttötarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai asiakkaan pyynnöstä.
Tietojen poistaminen rekisteristä
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Asiakkuuden päättyessä lain mukaan säilytettäväksi määrätyt asiakastiedot arkistoidaan sähköisessä ja paperimuodossa. Sähköiset tiedot arkistoidaan käytössä olevan potilaskortisto-ohjelman arkistointitoiminnolla, paperiset asiakastiedot arkistoidaan erilliseen arkistointikansioon lukolliseen kaappiin. Arkistoituja asiakastietoja säilytetään voimassa olevan lain määräämä aika.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.